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Know-how

WEB説明会(オンライン説明会)のよくある質問と心得【ミーティング形式編】

投稿日:2020.09.25 Fri 更新日:2020.10.15 Thu

こんにちは、編集長の中山です。

先日、「ウェビナー形式のWEB説明会でよくある質問」 に関して記事を書いたのですが
今回はその続きの「ミーティング形式のWEB説明会でよくある質問」
に関して記事を書こうと思います!
それに関して、私がとある体験をしたのでシェアさせてください。

先日、採用担当者向けのオンライン勉強会に参加をしてきました。

その交流会は数名の新入社員の方もいらっしゃり、
Zoomで行われたのですが、彼らはZoomの使い方にまだ慣れていなかったのか
「うんうん」「へ~」等の相槌の声が入ったり
発言する場でミュートにしたままだったりと
都度会議が止まってしまい当の本人はとても恥ずかしそうにしていました。

※Zoom: LINEやSkypeのようなビデオ通話サービスのこと

やはり、ニューノーマルの時代に
WEBツールの使い方などは最低限の知識として身に着けておきたいですね。

私が参加したそのオンライン勉強会だけではなく、例えば企業説明会でも
WEBツールが使用される機会が増えています。

企業説明会は、ウェビナー形式またはミーティング形式
どちらかの方法での実施をされるため、それぞれの参加する際の注意点を
きちんと理解しておくと安心して臨めますよね。

今回はミーティング形式のWEB説明会に関して
当社ではまだ実施したことはない形式なのですが
当社が実施するなら、という視点でお伝えしていきます!

そもそも何で、ミーティング形式で説明会を実施するの?

様々な回答はあるかと思いますが、当社が実施するとした場合
相互でコミュニケーションを取りたいからです。

どのような参加者の方なのか、採用担当者はどんな人なのか
画面越しではありますが、お互いに感じ取ることができますよね。

そういった前提の基、よくある質問に回答していきたいと思います!

  

【質問①】カメラはオンにした方がいいですか?

ウェビナー形式と違い、相互コミュニケーションを前提とした形式の為
カメラはオンにして参加をした方が良いかと思います。

カメラがそもそもついていないPCで参加する等
映すことができない場合は、事前に採用担当者に
その旨を伝えておくといいでしょう。

  

【質問②】どんな服装で参加した方がいいですか?

指定がない場合は、基本的には自由ではあります。
しかし、企業の担当者や他の説明会参加者にも姿が映りますので
スウェットの様なラフな格好や、露出の多い服装等は
避けた方が良いかと思います。

 

【質問③】マイクはオンで参加した方がいいですか?

指定がない場合はOFFで参加しましょう。
登壇者の方が何か話している場合、自身の声や周りの音などが被ってしまい、
他の参加者が聞こえないという事が起きてしまう可能性があるからです。

また、説明会中に何かしら反応を求められた場合は
同じミーティングルームで一斉に話すことになってしまうため、
相槌などのジェスチャーや、ツールによっては
スタンプなどで反応することが多いです。

心得として、相槌など何かしら反応をジェスチャーで表す場合は
対面で話をするより大きめなリアクションをとるようにしましょう。

  

【質問④】開始時間に遅れそうな場合はどうしたらいいですか?

必ず、事前に採用担当者へ連絡をしておきましょう。
WEBでの実施であっても説明会への無断遅刻はよくありません。

心得として、事前に緊急連絡先を確認しておきましょう。
遅刻等ではなく、開始時刻になってもツールが正常に作動しない等
何らかのトラブルが発生する場合もあります。
不測の事態に備え、緊急時の連絡先、連絡方法を予め確認しておくといいでしょう。

  

【質問⑤】自宅でない場所から参加してもいいですか?

ミーティング形式のWEB説明会の場合、発言を求められたり
質疑応答もリアルな会話で実施される場合もありますので
なるべく、自宅など静かかつ他の人に迷惑のかからない場所にしましょう。

心得として、説明会に参加する予定の日は
早めに帰宅する、在宅勤務にする等事前準備をしておきましょう。

  

どうやってミーティング形式かウェビナー形式かを見分けるのか?

一般的には、開催要項など事前に説明されているケースが多いので
安心してください!

例えば、ウェビナー形式の場合は以下のような説明が実際にありました。

 

ミーティング形式で実施される場合は
「カメラとマイクはオフにしてログインをしてください」
という旨の記載が事前の案内メールにある場合が多いです。

その他にも、私が個人的に参加したオンラインミーティングでは、
「参加者とのコミュニケーションを取りながら進めていくため
カメラとマイクはオンにできる状態でご参加ください」
と案内があったこともありました。

特に指示がなく、どちらの形式で行われるか不明な場合は
事前に形式を担当者に確認をしておくと、より安心して
説明会に臨むことができますね!

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