転職活動するなら知っておきたいマナー【書類をメールで送る編】

こんにちは。エムエム総研採用担当の中山です。

転職活動をしたことがある方は履歴書や職務経歴書を
一度は書いたことがあるかと思います。

履歴書等は、自分をプレゼンするための最初の重要な資料ですよね。
郵送で受け付けている会社もあれば、メールで送付する形の会社もあります。

メールでの送付の場合はいつでも気軽に送れてしまう分、
より一層送り方に気を付けたいものです。

エムエム総研では、元々直接持ってきていただいたり郵送で受け付けていたのですが、
新型コロナウイルスの影響により現在はメールで送っていただいています。

今日は、その中でも実際にあったことを中心に
書類をメールで送る際のマナーについて書いていきます！

エムエム総研の基準で書いていきますので会社によってはもちろん違うこともあるため
参考程度ご覧いただきたいと思います。

　　

知っておきたい基本事項

PDFファイルで送ろう！

　

履歴書や職務経歴書を作成する際、
ネットにあるテンプレートフォーマットを活用して作成をする方もいらっしゃると思うのですが
そのままのファイル形式で送っていませんか？

履歴書：Excel
職務経歴書：Word
のケースが多いように感じます。

テンプレートを活用して作成をすることは全く問題がないのですが
企業に送る時には必ずPDFファイルに変換して送りましょう。

理由は大きく3点です。

①MicrosoftのOfficeはバージョンによって見え方が異なるため
意図しない部分で改行されたり体裁が崩れたりする恐れがあり
見づらくなってしまうからです。

②印刷する際に、変なところで切れてしまう可能性があるからです。
企業によっては、すべてデータを紙で保存をしている会社もあります。

③勝手に内容を変更されるというリスクを排除できるからです。
非常に稀なケースではあると思いますが閲覧時に採用担当者が意図せずファイルの中身を触ってしまい
違う文面が面接官に伝わるリスクは0ではありません。

PDFであれば、印刷した時と全く同じ状態で表示がされますし
編集ができないため、内容が記載時と変わることもありません。

PDFにして送るには、WordでもExcelでも
ファイルタブの「名前を付けて保存」を押してファイルの種類でPDFを選び保存をするだけです。

ちなみに、PDFに変換をしたり閲覧をしたりする場合には
専用のソフトウェアが必要です！

　　

ファイルにパスワードをかけよう！

　

あまり実施している人がいない印象ですが、かけた方がよいです。
万が一、送付先を間違えてもパスワードを送る前に気づけると個人情報が漏洩しないからです。

送り先をチェックしてからメールは送る前提ですが
自分の住所や連絡先など極めて重要な個人情報が載っている書類ですので
きちんとパスワードはかけておきましょう。

また、パスワードは別メールで送りましょう！

ちなみに、個人情報の漏洩で様々な問題が起こっている現代では
特にセキュリティに力を入れている企業が増えてきています。
そのため、セキュリティに関する基本的な知識があるのとないのとでは印象が違います。

　　

ファイル名はわかりやすく！

　

ファイル名が、「履歴書」「職務経歴書」だけ、
または、テンプレートサイトからダウンロードしたのか
そのままの英字のタイトルで送っていただく方もいらっしゃいますが
これはあまり印象としてよくありません。

ファイル名は「【書類名】名前_送付した日付」が望ましいです。

採用担当が面接の準備のために、PCのローカルデータとして
ダウンロードした際にファイル名を変える必要もなく
またデータの取り違えも未然に防ぎやすいからです。

受け取った相手の気持ちを考えてファイル名も工夫できると印象がより良いです。

　　

まとめ

いかがだったでしょうか？

履歴書や職務経歴書の送り方一つで、自分自身の印象が良くなったり、悪くなったりもします。
しっかりと基本のマナーを身に着けて、選考を受けている企業とのやり取りの質を高めましょう。

今回はメールで送る際のマナーでしたが、
また改めて郵送や手渡しの場合のマナー・注意点についても
記事を書いてみたいと思います。