転職活動するなら知っておきたいマナー【企業とのメールのやり取り編】

こんにちは。編集長の中山です。

企業に求人に応募をすると必ず採用担当の人とやり取りをしますよね。
そのやり取りに使われるツールは、
メール、Slack、LINE、Facebookメッセンジャー等非常に多岐にわたりますが
やはり一番オーソドックスなのはメールだと思っています。

エムエム総研でも、ご応募いただいた方とはメールでやり取りをさせていただいています。

転職活動においてもメールの使用頻度は高いですので
改めてしっかりと基本的な知識は押さえておきましょう！

※この記事は私独自の見解ですので
参考程度にご覧ください。

　　

1．なぜ企業とのやり取りはメールを使用するのか？

「セキュリティの観点からメールが一番安心できるから」です。

企業によっては、連絡はメール以外の方法であっても
書類等のやり取りは「このアドレスにメールしてください」
と結局メールを使うなんてこともあると思います。

転職活動するなら知っておきたいマナー【書類をメールで送る編】

企業において、セキュリティは存続に関わるほどの重要な課題です。
そのため特に書類「履歴書・職務経歴書」「内定通知書」のやり取りには
メールを使用される会社が多いんです！

　　

2．メールのやり取りは選考に含まれるか？

採用担当としてのポジショントークにはなってしまいますが
正直、メールのやり取りで応募者の方の印象は左右されます。

・読みづらい文章や返信が極端に遅い＝入社後のコミュニケーションに不安を感じる。
・端的でわかりやすい文章、返信も早い＝入社後もレスポンスの速さや正確さが安心感がる。
と、ざっくりですがそんな印象を持ちます。

転職活動は現職での仕事もあり、忙しい間の時間を削って
やり取りをすることがほとんどですが
送ったメールの内容一つで印象が左右されることもあるので、
自ら損をすることのないように気を付けたいですね。

　　

3．印象が良くなるメールの書き方

どうすれば印象はよくなるか、掻い摘んでシェアしたいと思います！

　　

返信スピード

なるべく、受信してから24時間以内に返信することが望ましいです。
普段見るメールアドレスでやり取りをすることで
見逃しを防ぎやすいですよ！

件名

一般的には「用件」＋「名前」を書いた方が良いと言われていたりします。

しかし最近は、応募者の管理やメールを一元管理するシステム等の普及で
企業側は、受信したタイミングで誰からのメールか分かるようになっています。

件名は企業の選考フェーズにおいて、
その人にどんな連絡をしたかを見るためにも設定されていることが多いため
返信した際に自動で入力される「Re:」を残して
そのまま返信する方がいいでしょう。

宛名

「社名」＋「部署名」＋「担当名」が基本です。

社名：「株式会社」等の法人格は略さない方がいいです。
部署名：知っていれば記載した方がより丁寧ですがなくても問題ないです。
担当名：フルネームで書くとより丁寧です。もし分からない場合は「採用ご担当者様」と記載しましょう。

メール本文の書きだし部分

「お世話になっております。」＋「名前」が基本です。
応募直後の初回のメールのやり取りのみ「お世話になります。」と書きます。
名前には、現職に在職中だからといって就業先の社名を書く必要はありません。

　　

4．間違えやすい残念なメール

これまで数千名の方とのやり取りから、少し心配になったメールの事例を紹介します。　

敬語

知らず知らずのうちに誤った使い方をしていないでしょうか？
改めて使っている敬語を確認してメールを送りたいですね！

メールアドレス

・会社アドレスを使用している

公私混同をしてしまう人という印象を与えてしまいます。
また、実際に入社しても会社のアドレスを私用のために使うのではないか
という不安も抱いてしまいます。

・アドレスがキラキラしている

表現が正しいか分かりませんが、
例えば、好きなアイドルやアニメの名前が入っているアドレス、
記号で顔文字を作ったアドレス等は幼稚な印象を受けます。

自分の名前等、シンプルなアドレスにしておきましょう！

その他気を付けたいこと

・適切な改行や段落分け

ベタ打ちで改行が全くなかったり、1行毎に空白が繰り返されていたり、
ブログのようなメールの方もいらっしゃいます。
適切に改行と段落分けがされているメールを送るようにすると
相手も読みやすいですよ！

・装飾文字

重要な部分のみハイライトをつけたり、アンダーラインをしたりして
送ってきてくださいますが、それは不要です。
企業側のメールソフトやブラウザの設定によっては
そこが文字化けしたりフォントサイズがばらばらになったりしてしまう
こともあるのです。

　　

5．まとめ

いかがでしたでしょうか？
メール一つとっても気を付けないといけない点はたくさんあります。
今一度、送る前にご自身のやり取りを見直すきっかけになれば嬉しいです。